Standar Operasional Prosedur
Tes TOEFL Prediction
Panduan resmi sivitas akademika mengenai alur pendaftaran, pemesanan jadwal ujian (booking), ketentuan batas waktu H-1, tata tertib lab CBT, hingga tata cara penerbitan sertifikat digital & fisik di UPT Bahasa Universitas Baiturrahmah.
Informasi Umum & Kebijakan Biaya Tes
Paket TerpaduMahasiswa Reguler UNBRAH
Paket 5x- Tes Pertama (Attempt 1): Rp 100.000 untuk administrasi aktivasi paket 5x ujian.
- Tes Lanjutan (Attempt 2 s.d 5): GRATIS (Rp 0) selama belum mencapai skor kelulusan.
- Jika telah dinyatakan LULUS (≥ 400), kuota gratis otomatis selesai dan mahasiswa berhak mencetak sertifikat resmi.
Mahasiswa Beasiswa KIP-K
Paket 5x Gratis- 5x Ujian Pertama (Attempt 1 s.d 5): 100% GRATIS (Rp 0).
- Status penerima KIP-K diverifikasi secara otomatis melalui pangkalan data BAK / UPT Bahasa UNBRAH tanpa perlu mengunggah kartu fisik secara manual.
- Ketentuan Perpanjangan: Hak gratis berlaku maksimal untuk 5 kali kesempatan tes. Jika dalam 5x kesempatan belum mencapai skor kelulusan (≥ 400), maka ujian ke-6 dan seterusnya dikenakan biaya normal (Rp 100.000 untuk perpanjangan paket 5x berikutnya).
Dosen & Tendik UNBRAH
Fasilitas Kampus- Biaya Ujian: GRATIS (Rp 0).
- Fasilitas peningkatan kompetensi bahasa Inggris bagi tenaga pendidik Universitas Baiturrahmah.
- Akun dosen diverifikasi admin saat pendaftaran awal.
Peserta Umum / Luar Kampus
Paket 3x Ujian- Biaya Paket: Rp 80.000 per paket untuk 3x kesempatan tes (tes ke-1 bayar Rp 80.000, tes ke-2 & ke-3 gratis).
- Fleksibilitas Cetak Sertifikat: Peserta umum berhak memilih hasil ujian dari sesi ke-1, ke-2, atau ke-3 yang ingin dicetak sebagai sertifikat resmi, meskipun skornya tidak mencapai 400 (disesuaikan dengan kebutuhan instansi / syarat kerja masing-masing).
- Ketentuan Penyelesaian Paket: Pengajuan permohonan cetak fisik sertifikat resmi (LPTIK) menandai tuntasnya siklus paket ujian. Sisa kesempatan tes yang belum diambil dalam paket tersebut otomatis hangus. Ujian berikutnya setelah cetak fisik diperlakukan sebagai pendaftaran paket baru.
- Terbuka bagi mahasiswa non-UNBRAH, alumni, calon pelamar kerja, dan masyarakat umum.
Alur Pemesanan Jadwal Online (Booking) & Aturan Deadline H-1
Langkah-langkah memesan slot kursi ujian secara mandiri di portal mahasiswa.
Login ke Portal
Masuk ke Student Portal menggunakan NPM dan password terdaftar Anda.
Pilih Sesi Ujian
Lihat kuota kursi real-time dan klik tombol "Pilih Sesi Ini".
Konfirmasi Booking
Periksa rincian biaya (Gratis/Bayar) lalu klik "Konfirmasi Booking".
Status & Bayar
Bagi peserta gratis booking langsung terverifikasi; bagi berbayar selesaikan upload bukti transfer.
Cutoff Pendaftaran (Maksimal H-1 24 Jam):
Pendaftaran sesi ditutup otomatis tepat 24 jam sebelum jam pelaksanaan ujian dimulai.
Contoh: Ujian Sabtu pukul 09:00 WIB, maka booking ditutup pada Jumat pukul 09:00 WIB. Setelah waktu tersebut, pendaftaran ditolak oleh sistem.
Batas Akhir Pembayaran (Jam 23:59:59 H-1):
Bagi peserta yang memesan menjelang batas penutupan (misal Jumat pukul 08:59 WIB), batas waktu transfer dan unggah bukti bayar adalah maksimal hingga Jumat pukul 23:59:59 WIB (jam 12 malam H-1).
Tepat jam 00:00 hari H, pendaftaran yang belum bayar otomatis dibatalkan sistem (auto-expired).
Prosedur Pembayaran & Validasi Transaksi
Metode transfer bank resmi dan tata cara verifikasi bukti setor.
Transfer Bank / Virtual Account (VA) Resmi
Nomor rekening bank atau Virtual Account resmi beserta rincian nominal tagihan ditampilkan langsung pada menu pembayaran di akun portal Anda.
- Lakukan transfer via ATM, Mobile Banking, atau Internet Banking sesuai nominal yang tertera pada tagihan portal.
- Simpan struk / tangkapan layar (screenshot) bukti transaksi yang memuat tanggal, jam, nominal, dan nomor referensi yang jelas.
- Buka halaman "Pembayaran" di portal peserta, pilih file bukti transfer (format JPG, PNG, atau PDF max 2 MB), lalu klik "Kirim Bukti Pembayaran".
- Admin Keuangan UPT Bahasa akan melakukan validasi. Setelah di-ACC, status pendaftaran menjadi LUNAS (Verified) dan notifikasi dikirimkan ke email Anda.
- Sesi ujian otomatis terjadwal resmi dan Anda siap mengikuti ujian pada jadwal yang telah dipilih.
Struktur Tes & Komponen Penilaian
Pembagian seksi ujian CBT, durasi waktu pengerjaan, dan standar skor kelulusan.
| Bagian / Section | Jumlah Soal | Alokasi Waktu | Cakupan Materi |
|---|---|---|---|
| Section 1: Listening Comprehension | 50 Soal | 35 – 40 Menit | Short Dialogues, Long Conversations, Talks/Lectures |
| Section 2: Structure & Written Expression | 40 Soal | 25 Menit | Sentence Completion, Error Identification Gramatikal |
| Section 3: Reading Comprehension | 50 Soal | 55 Menit | Academic Passages, Main Idea, Inferences, Vocabularies |
| TOTAL KESELURUHAN | 140 Soal | ~ 115 - 120 Menit | Rentang Skor: 310 s.d 677 |
Tata Tertib Pelaksanaan Ujian di Lab CBT
Peraturan wajib yang harus dipatuhi oleh setiap peserta selama berada di ruang ujian berbasis komputer.
Kehadiran & Identitas Diri (CBT)
- Peserta wajib hadir paling lambat 15 menit sebelum waktu ujian dimulai di Ruang Lab Bahasa Lantai 5.
- Wajib membawa dan menunjukkan Kartu Identitas Asli: Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) asli bagi mahasiswa, atau KTP/SIM asli bagi dosen dan umum.
- Mengetahui akun login portal masing-masing untuk autentikasi sistem ujian CBT.
- Seluruh perangkat ujian (komputer, headset audio, dan kertas coretan resmi) telah disediakan langsung oleh panitia laboratorium.
Pakaian & Kedisiplinan
- Berpakaian rapi, sopan, berkerah, dan memakai sepatu tertutup.
- Dilarang memakai kaos oblong tanpa kerah, celana sobek-sobek, atau sandal jepit.
- Menjaga ketenangan dan tidak membuat kegaduhan di area laboratorium bahasa.
- Duduk pada nomor workstation / meja komputer yang telah ditentukan oleh pengawas.
Larangan Keras Selama Ujian Berlangsung
- Seluruh perangkat elektronik (Smartphone, smartwatch, tablet, headset pribadi) wajib dimatikan (nonaktif/silent) dan disimpan di dalam tas pada rak penitipan depan ruangan.
- Dilarang membuka tab/browser lain selain aplikasi CBT ujian UPT Bahasa.
- Dilarang berkomunikasi, bertanya, atau bekerja sama dengan sesama peserta ujian dalam bentuk apapun.
- Dilarang meninggalkan ruang ujian tanpa izin resmi dari pengawas laboratorium.
Tata Cara & Prosedur Memperoleh Sertifikat TOEFL
Syarat Kelulusan & Pengisian Kuesioner Evaluasi
Sertifikat TOEFL resmi diterbitkan bagi mahasiswa yang telah mencapai skor kelulusan minimal (≥ 400). Sesuai dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Baiturrahmah, setiap peserta yang telah menyelesaikan ujian wajib mengisi Kuesioner Evaluasi Kepuasan Layanan yang muncul secara otomatis di Student Portal sebelum sertifikat dapat diunduh atau diajukan cetak.
Peserta umum yang mengikuti paket 3x ujian berhak memilih dan mengajukan cetak sertifikat resmi dari sesi ujian ke-1, ke-2, atau ke-3 yang diinginkan, meskipun nilai skor tidak mencapai 400, guna memenuhi kebutuhan administrasi atau persyaratan instansi/perusahaan masing-masing.
Penting: Pengajuan cetak fisik resmi (cap basah) akan mengakhiri masa aktif paket ujian Anda. Sisa kesempatan tes gratis yang belum digunakan pada paket tersebut otomatis hangus/selesai.
1. Sertifikat Digital (E-Certificate)
Sertifikat digital dalam format PDF beresolusi tinggi langsung aktif di portal peserta setelah kuesioner diselesaikan.
- Nomor Sertifikat Unik: Terdata langsung di pangkalan arsip resmi UPT Bahasa UNBRAH.
- Tanda Tangan Digital Resmi: Ditandatangani secara elektronik oleh Direktur UPT Bahasa.
- QR Code Verifikasi Publik: Dapat dipindai (scan) oleh pihak program studi, Dekanat, atau instansi luar untuk verifikasi keabsahan dokumen via tautan sistem.
- Dapat diunduh kapan saja tanpa batas waktu dari menu Sertifikat di akun peserta.
2. Sertifikat Fisik (Cetak Resmi)
Bagi mahasiswa yang membutuhkan dokumen fisik asli untuk syarat Sidang Skripsi, Yudisium, atau Wisuda:
- Buka menu "Sertifikat" di portal mahasiswa dan klik tombol "Ajukan Cetak Sertifikat Fisik".
- Panitia UPT Bahasa akan mencetak sertifikat di atas kertas sertifikat khusus berhologram dan membubuhkan tanda tangan serta cap basah.
- Pantau status proses di portal. Sistem akan mengirimkan email notifikasi bahwa sertifikat telah selesai dicetak.
- Pengambilan fisik dilakukan langsung di Kantor UPT Bahasa (Lantai 5 Gedung Utama) dengan menunjukkan KTM/identitas diri pada jam kerja.
Prosedur Pindah Jadwal (Reschedule) Ujian
Kebijakan dan tata cara permohonan pergantian tanggal sesi ujian.
Peserta yang telah terdaftar pada suatu sesi ujian namun berhalangan hadir karena alasan darurat/mendesak dapat mengajukan permohonan pindah jadwal dengan ketentuan:
Alasan yang Diterima
Sakit rawat inap/istirahat dokter (melampirkan Surat Keterangan Dokter asli), tugas akademik kampus, atau kedukaan keluarga inti.
Batas Waktu Pengajuan
Pengajuan permohonan dilakukan paling lambat H-1 sebelum tanggal ujian yang dibatalkan melalui menu Reschedule di portal.
Verifikasi Admin
Admin UPT Bahasa akan meninjau dokumen pendukung. Jika disetujui, peserta dipindahkan ke sesi baru tanpa dikenakan denda biaya tambahan.
Ketentuan Sanksi & Pelanggaran
Konsekuensi terhadap tindakan indispliner dan pelanggaran integritas akademik.
Keterlambatan
Peserta yang hadir setelah audio Listening dimulai tidak diizinkan masuk ruang ujian. Sesi ujian dinyatakan hangus dan tidak dapat diulang pada hari yang sama.
Absen Tanpa Konfirmasi
Peserta yang telah terdaftar dan tidak hadir tanpa konfirmasi resmi menghanguskan 1 kuota kesempatan ujian pada paketnya.
Kecurangan & Joki
Pelanggaran integritas (joki, menyontek, membuka gawai) berakibat diskualifikasi langsung (skor 0), pemblokiran akun, dan dilaporkan ke Komisi Etik Fakultas.
Butuh Bantuan Terkait SOP & Jadwal Ujian?
Tim Helpdesk UPT Bahasa Universitas Baiturrahmah siap membantu kendala teknis booking jadwal, konfirmasi beasiswa KIP-K, pembayaran, dan legalisir sertifikat pada hari kerja.